文/王懷棟
(本文刊登在《建筑》雜志2011年第5期上)
工地例會作為現(xiàn)場參建各方溝通情況、交流信息、解決合同履行中存在問題的一種會議方式,在日常監(jiān)理工作中得到了參建各方的一致認(rèn)可,對監(jiān)理機(jī)構(gòu)的管理起著十分重要的作用。《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》明確規(guī)定:在施工過程中,總監(jiān)理工程師應(yīng)定期主持召開工地例會。會議紀(jì)要應(yīng)由項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)起草,并經(jīng)與會各方代表會簽。
一、開好工地例會是監(jiān)理的職責(zé)
工地例會是項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)溝通情況、反饋信息、作出決策和下達(dá)指令的主要方式,也是監(jiān)理對工程進(jìn)行監(jiān)督控制和對人員進(jìn)行有效管理的重要工具,它以服務(wù)現(xiàn)場工作為主題,解決現(xiàn)場問題為目的。工地例會的重點是檢查工程施工過程中的進(jìn)度、質(zhì)量、安全文明、計量與支付、合同管理等方面的情況,分析存在的問題,并針對這些問題提出改進(jìn)措施,參建各方均應(yīng)對會議所達(dá)成的決議遵照執(zhí)行。站在監(jiān)理的管理角度、責(zé)任角度看,工地例會是監(jiān)理的一個非常重要的管理手段,工地例會所形成的會議紀(jì)要則是規(guī)避監(jiān)理責(zé)任的備忘錄。因此,主持并開好工地例會不僅是總監(jiān)的重要職責(zé),對監(jiān)理的管理工作起著重要的作用,也從一個側(cè)面反映了總監(jiān)的素質(zhì)和水平,是總監(jiān)必備的基本功之一。
二、重視******次工地例會
******次工地會議對項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)前期工作開展具有重要作用,會前各方的主要工作是熟悉現(xiàn)場環(huán)境、工程環(huán)境和人員環(huán)境,進(jìn)行各項準(zhǔn)備工作,彼此都有一定的了解,此階段圖紙會審、臨時設(shè)施、現(xiàn)場封閉圍擋、施工方案審批、施工前期材料、機(jī)械設(shè)備進(jìn)場都應(yīng)完成就緒。監(jiān)理要根據(jù)現(xiàn)場準(zhǔn)備情況、監(jiān)理工作準(zhǔn)備和各種信息收集情況,適時提醒建設(shè)單位召開******次工地會議,并盡可能的為建設(shè)單位準(zhǔn)備必要的會議議程,與建設(shè)單位就會議內(nèi)容達(dá)成一致,確保開出效果,為監(jiān)理現(xiàn)場工作準(zhǔn)時切入及今后工作開展打好基礎(chǔ),其會議紀(jì)要應(yīng)由項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)起草,并經(jīng)與會各方代表會簽。******次工地會議應(yīng)包括以下七個方面的內(nèi)容。
一是,建設(shè)單位、承包單位和監(jiān)理單位分別介紹各自駐現(xiàn)場的組織機(jī)構(gòu)、人員及其分工。二是,建設(shè)單位根據(jù)委托監(jiān)理合同宣布對總監(jiān)理工程師的授權(quán)。三是,建設(shè)單位介紹工程開工準(zhǔn)備情況。四是,承包單位介紹施工準(zhǔn)備情況。五是,建設(shè)單位和總監(jiān)理工程師對施工準(zhǔn)備情況提出意見和要求。六是,總監(jiān)理工程師介紹監(jiān)理規(guī)劃的主要內(nèi)容。七是,研究確定各方在施工過程中參加工地例會的主要人員,召開工地例會的周期、地點及主要議題。
三、明確參會人員、會議內(nèi)容及會議紀(jì)律
監(jiān)理規(guī)范規(guī)定******次工地會議應(yīng)研究確定各方在施工過程中參加工地例會的主要人員、召開工地例會的周期、地點及主要議題。這是工地例會的框架,在研究確定這個框架的時候,總監(jiān)要積極提出意見和建議。
參加工地例會的主要人員應(yīng)包括:建設(shè)單位駐現(xiàn)場代表及有關(guān)職能部門人員;承包單位項目經(jīng)理部經(jīng)理及有關(guān)職能部門人員,分包單位主要負(fù)責(zé)人;項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)總監(jiān)理工程師及主要監(jiān)理人員;邀請的其他有關(guān)單位人員。
召開工地例會的周期要與工程的規(guī)模、工程的施工階段相適應(yīng),工地例會宜采用有彈性的周期,以適應(yīng)施工的需要。一般以一周為宜,如果工程規(guī)模較小或工種較單調(diào),可以適當(dāng)調(diào)整為半個月一次。會議時間可靈活控制,在切實解決問題的基礎(chǔ)上,盡量不要拖延時間,避免講空話。
一般均將工程現(xiàn)場會議室作為工地例會的召開地點,但有時根據(jù)工程情況,為解決某一主要問題,可以選擇施工現(xiàn)場甚至材料供應(yīng)地等有關(guān)地點召開例會或?qū)n}會議。如針對施工單位施工中存在的質(zhì)量問題,監(jiān)理多次要求施工單位整改,但整改未得到落實,此時監(jiān)理就可以選擇存在質(zhì)量問題的施工現(xiàn)場作為會議地點,召集所有與會人員指出存在的質(zhì)量問題,并提出整改辦法和時間。因此工地例會的召開地點可以隨主要議題而定。
工地例會的主要內(nèi)容及程序在《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中作了明確要求,主要包括:
①檢查承包單位上次例會議定事項的落實情況,分析未完事項原因;②檢查分析工程項目進(jìn)度計劃完成情況,提出下一階段進(jìn)度目標(biāo)及其落實措施;③檢查分析工程項目質(zhì)量情況,針對存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施;④檢查分析工程項目安全狀況,針對存在的安全問題提出改進(jìn)措施;⑤檢查工程量核定及工程款支付情況;⑥解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項;⑦其他相關(guān)事宜,業(yè)主的要求及指示。
會議紀(jì)律為完善和堅持例會制度提供有效保障。會議應(yīng)該準(zhǔn)時開始,以維護(hù)監(jiān)理例會的嚴(yán)肅性,必要時可以實行點名和獎懲制度,避免因為幾個人遲到耽誤所有與會者的時間。在開會的過程中,應(yīng)杜絕與會人員大聲接聽手機(jī)、隨意插話、私下談?wù)撆c會議無關(guān)的內(nèi)容等干擾會議進(jìn)程和影響會議效果的情況。
四、做好工地例會的會前準(zhǔn)備工作
做好會議準(zhǔn)備工作,需要平時工作的積累。自上次例會以來,工程上出現(xiàn)了哪些質(zhì)量、進(jìn)度、安全方面的問題,總監(jiān)可用專門的會議準(zhǔn)備記錄本記錄下來。平時思考工程上有哪些急需解決的問題,想到了哪些好主意,均可記錄下來??偙O(jiān)還可通過與專業(yè)監(jiān)理工程師、施工單位、建設(shè)單位交談等方式了解工程情況,匯總工地例會上要解決的問題,了解他們的想法,為工地例會的成功召開做好充分的準(zhǔn)備。在準(zhǔn)備工作中,要注重做好以下七個方面的工作。
一是,查閱上次例會會議紀(jì)要,有哪些事項是議定了要在本次例會前完成的,檢查這些事項的完成情況。
二是,檢查施工形象進(jìn)度的完成情況,可以粗略,但要覆蓋主要的施工層面,給出施工進(jìn)度滯后或提前的大致數(shù)據(jù),摸清主要施工工種的實際人數(shù)(誤差不可太大),了解材料供應(yīng)、機(jī)械狀況是否滿足施工進(jìn)度需要,并做好記錄。下一周期按計劃應(yīng)實現(xiàn)的進(jìn)度目標(biāo)和完成情況預(yù)測。
三是,近階段的質(zhì)量狀況、監(jiān)理提出的整改要求、建議的預(yù)控措施。熟悉本次例會上可能涉及到的施工圖、規(guī)范等有關(guān)內(nèi)容。
四是,工程量的核定及工程款支付情況。
五是,工地的安全狀況、發(fā)現(xiàn)的安全隱患、整改要求,對有關(guān)人或事的表揚(yáng)或批評。
六是,監(jiān)理應(yīng)要求施工單位在會前呈送報表,可按例會周期稱作工程周報、旬報等,內(nèi)容應(yīng)包括監(jiān)理需要收集的信息,如施工進(jìn)度實際完成情況、進(jìn)度滯后的原因分析、下期進(jìn)度目標(biāo)、主要工種的勞動力安排計劃、質(zhì)量和安全現(xiàn)狀、需要協(xié)調(diào)的事項等。這種做法有兩個好處:一是便于對施工信息的收集、傳遞、整理;二是可以規(guī)范施工單位在工地例會上的發(fā)言,讓施工單位在工地例會上有話可講,有助于設(shè)立符合監(jiān)理要求的會議程序。
七是,總監(jiān)要充分與各專業(yè)監(jiān)理工程師溝通,安排監(jiān)理發(fā)言的內(nèi)容,哪些是監(jiān)理在會議上應(yīng)重點陳述的,哪些是監(jiān)理不能隨意表態(tài)的,哪些內(nèi)容由哪個監(jiān)理人員發(fā)言,發(fā)言的順序等,這樣不僅能使監(jiān)理發(fā)言思路清晰、層次分明,提高開會效率,而且能樹立監(jiān)理的形象與威信,贏得業(yè)主的信任。
五、總監(jiān)在工地例會上要有所作為
總監(jiān)是工地例會的主持人,不能成為工地例會的看客,監(jiān)理要在工地例會上處于主導(dǎo)地位,就要進(jìn)行主導(dǎo)性發(fā)言。所謂主導(dǎo)性發(fā)言,就是把監(jiān)理在會前準(zhǔn)備的內(nèi)容適時地講出來,這里特別要強(qiáng)調(diào)“適時”,會議都有它沿用的程序,講早了不合適,如果讓別人替監(jiān)理做了工程情況的總結(jié)、分析,監(jiān)理再發(fā)言,就象是重復(fù)別人的話,顯得無力,監(jiān)理應(yīng)有的地位也就受到了挑戰(zhàn)??偙O(jiān)在工地例會上要爭讓得當(dāng),對建設(shè)單位應(yīng)禮讓,如在會議的開始和結(jié)束,禮貌地征求一下建設(shè)單位的意見;或就一個技術(shù)問題監(jiān)理已提出了合理的解決意見時,征求一下建設(shè)單位的看法,這是有益的。對施工單位總監(jiān)要讓別人把話講完,即或是錯誤的觀點或有悖于事實的陳述,也要做到以理服人,不要進(jìn)行態(tài)勢上的針鋒相對。這里講到的理是一種廣泛的包容,是對施工規(guī)范的掌握和理解,對施工圖和設(shè)計要求的熟悉,對有關(guān)的法規(guī)和合同的主要條款、工程量清單的了解等。與會各方的水平越高,對總監(jiān)的要求也越高,這也是對總監(jiān)的鞭策。當(dāng)然,對于建設(shè)單位或施工單位個別人的“一言堂”或“長篇大論”,總監(jiān)可適時加以提醒或制止,以免會議冗長、低效。在絕大多數(shù)情況下,與會三方,為了共同的建設(shè)目標(biāo),在就施工中出現(xiàn)的某一個實際問題從不同的角度進(jìn)行陳述。有時在利益和責(zé)任的驅(qū)使下,施工(或建設(shè))單位發(fā)言中的偏頗、失實、過激在所難免。因此,總監(jiān)在工地例會上要盡力去發(fā)揮協(xié)調(diào)作用,按照監(jiān)理的意圖進(jìn)行引導(dǎo)、操作,做到公正合理。
總監(jiān)應(yīng)引導(dǎo)、啟發(fā)或約束、糾正各專業(yè)監(jiān)理工程師在工地例會上發(fā)言及解答有關(guān)問題,要發(fā)揮群體的優(yōu)勢。總監(jiān)對工地例會上突然提出的待解決問題(即監(jiān)理未做準(zhǔn)備的問題)不要草率地表態(tài),不要輕易地附和別人的意見,以免造成監(jiān)理工作的被動,可建議召開專題工地會議專項解決。工地例會上的總監(jiān),應(yīng)該以不變應(yīng)萬變,保持清晰的頭腦。
六、認(rèn)真做好會議紀(jì)要
開會過程中,總監(jiān)應(yīng)安排專人做好詳細(xì)、完整的會議記錄,會后監(jiān)理人員要對記錄的文字進(jìn)行再加工,提取核心內(nèi)容,并用規(guī)范、簡潔的語言形成會議紀(jì)要。
會議記錄是把工地例會上所聽到的話和所發(fā)生的事當(dāng)場記錄下來的材料;監(jiān)理規(guī)范要求的是會議紀(jì)要而不是會議記錄。會議紀(jì)要整理的基礎(chǔ)在于有完整的會議記錄,對工地例會而言,所謂完整是指把與會各方所做發(fā)言的主題記錄完整。工地例會上總監(jiān)應(yīng)安排專人進(jìn)行記錄,不宜經(jīng)常更換,對建設(shè)單位重要的指令、要求,對施工單位有可能引起索賠的要求、觀點,開會過程中的一些重要發(fā)言,總監(jiān)也應(yīng)做好記錄,以便會后對監(jiān)理人員整理的會議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審核、確認(rèn)。
(作者單位:連云港市建設(shè)監(jiān)理有限公司) |